Kulttuuri

Kokouskaruselli

Kuljemme kokouksesta toiseen siitäkin huolimatta, että ne koetaan usein tehottomiksi ja tuottamattomiksi. Pandemian aikana kokouskaruselli on kirjaimellisesti räjähtänyt. Johtajat istuvat kokouksissa keskimäärin 23 tuntia viikossa.

Kokouspöytä
Yritysjohtajien mielestä puolet kaikista kokouksista on ajan hukkaa. Näin kertoo tutkimus. Kuva: Valero Doval

Kokouksia rakastetaan ja vihataan. Oli kokouksista mitä mieltä tahansa, tosiasia on, että nykyään niitä on enemmän kuin koskaan. Monet luulivat, että pandemian aikana kokoushysteria laantuisi, mutta digitaaliset mahdollisuudet ovat sen sijaan lisänneet kokousten määrää.

Nyt puhutaankin "Zoom-uupumuksesta". Uudet tutkimukset osoittavat, että johtajat istuvat kokouksissa keskimäärin 23 tuntia viikossa. Tämä on yli kaksi kertaa enemmän kuin 1960-luvulla. Miten he ehtivät tehdä työnsä?

Lisäksi peräti puolet kaikista kokouksista koetaan ajanhukaksi. Kun Harvard Business Review haastatteli hiljan 182:ta ylempää johtajaa Yhdysvalloissa, 118 näistä oli sitä mieltä, että jatkuvat kokoukset estävät heitä tekemästä työtehtäviään. Lähes joka neljäs piti kokouksia tehottomina ja tuottamattomina. Edes puolet ei uskonut kokousten vahvistavan tiimejä.

Suora yhteys heikkoon menestykseen

Hyödyttömät kokoukset tuhlaavat myös rahaa. Simone Kauffeld Amsterdamin yliopistosta ja Nale Lehmann-Willenbrock saksalaisesta Braunschweigin yliopistosta ovat löytäneet suoran yhteyden toimimattoman kokouskulttuurin ja huonomman markkina-aseman, innovaatioiden puutteen ja henkilöstön tiiviin vaihtuvuuden väliltä. Tutkimukseen osallistui   20 auto- ja lääketeollisuuden yritystä.

Unohtuuko syy kokoontumiselle?

Joka vuosi ilmestyy pino kokouskulttuuria käsitteleviä kirjoja, ja tarjolla on kursseja kaikenlaisista aiheista fasilitoinnista työajan hallintaan. Siitä huolimatta on vaikeaa perustella kaikkia pitämiämme kokouksia.

Voisiko olla niin, että me ihmiset yksinkertaisesti haluamme tavata toisiamme, juoda kahvia ja olla samaa mieltä asioista? Ehkä, mutta jos tavoittelemme tehokkuutta, tärkeimmät kysymykset ovat: Onko tämä kokous välttämätön? Ja onko kaikkien oleellista olla paikalla?

Vastaus molempiin on luultavasti ei.

Ja jos silti istumme yhdessä kokouksessa, on tärkeää muistaa kokouksen pitämisen syy: avoin keskustelu aiheesta ilman, että kukaan vaikenee ryhmäpaineen takia.

Tai kuten General Motorsin legendaarinen johtaja Alfred Sloan sanoi: ”Näen, että olemme täysin samaa mieltä. Siksi ehdotan, että lykkäämme asian käsittelyä, jotta erimielisyyksien kehittymiselle jää aikaa."

Ja sitten sovittiin uusi kokous.

Julkaistu 07.02.2022