Henkilökuvia

Etätyön tuntija

Etätyön ja etäjohtamisen asiantuntija Ulla Vilkman uskoo, että hajautetut työyhteisöt yleistyvät tulevaisuudessa ja ihmiset hakeutuvat töihin, joissa heidän tarpeensa otetaan parhaiten huomioon. Vilkman itse toivoo, että pandemian laantumisen jälkeenkään reissaamisen määrä ei palaisi ennalleen, koska moni asia hoituu mainiosti etäyhteyksien avulla.

Ulla Vilkman
Ulla Vilkman kouluttaa ja konsultoi organisaatioita etätyön ja -johtamisen pulmissa. Juuri nyt kaivataan itsensä johtamisen ja oman työn hallinnan taitoja sekä apuja monipaikkaisen työnteon linjauksiin.

Kun Suomi otti vuoden 2020 maaliskuussa pikavauhtia pakkoharppauksen etätyöhön, alkoi Ulla Vilkmanin puhelin piristä. Monen muun kalenteri tyhjeni, kun ihmisiä ei enää voinut kohdata kasvokkain, mutta etätyön ja etäjohtamisen asiantuntijalle riitti kysyntää.

– Saimme paljon kyselyitä webinaareista, joissa annettaisiin käytännöllisiä ja konkreettisia vinkkejä etätyöhön ja sen johtamiseen.

Moni organisaatio joutui kokeilemaan etätyötä pakon edessä, mitä Vilkman pitää hyvänä asiana.

– Nyt kaikkialla on opittu hyödyntämään erilaisia välineitä, mikä vähentää toivottavasti matkustamista jatkossakin, esimerkiksi eri toimipisteiden välillä. Joissain paikoissa asenteiden muutos on ollut todella suuri. Jos aiemmin mietittiin sitä, paljonko etätöitä saa tehdä, nyt puhutaan siitä, milloin toimistolle on pakko tulla.

Vilkman itse on jo pitkään tehnyt työnsä kotona tai asiakkaiden luona kouluttamassa. Epidemian alettua reissuja on kertynyt alle kymmenen, sillä koulutukset ja konsultointi siirtyivät sujuvasti etäyhteyksin hoidettaviksi.

Ulla Vilkman alkoi perehtyä etätyöhön ja -johtamiseen vajaat kymmenen vuotta sitten. Hän luki alan tutkimuksia ja opinnäytteitä ja jalosti oppimansa ensin blogiteksteiksi, sitten kirjoiksi, sillä aiheesta ei juuri ollut ilmestynyt suomalaisia kirjoja.

Ulla Vilkman
Vilkman uskoo, että tulevaisuudessa yhä useammassa organisaatiossa on sopeuduttava hajautettuun työyhteisöön: osa tekee töitä konttorilla, osa etänä ja osa liikkuu asiakkaiden luona.

Ulla Vilkman

Koulutus: tradenomi

Ura: Nelonen, Ilona Tuotanto, Master Suomi, Timanttia Consulting

Perhe: puoliso, kaksi omaa ja yksi bonuslapsi

Harrastukset: patikointi ja retkeily, lukeminen, käsityöt

Kirja yöpöydällä: Mika Waltarin Mikael Hakim

– Tuolloin etäjohtaminen oli pitkälti sähköpostilla johtamista. Aluepäällikkö saattoi nähdä alaisiaan pari kertaa vuodessa, ja muun ajan hän kirjoitti viestejä.

Nyt Vilkman johtaa toimitusjohtajana omaa neljän hengen tiimiään, jonka jäsenet työskentelevät eri paikkakunnilla.

– Koulutuksissa tuon esiin ja yhdistelen paljon eri organisaatioiden ratkaisuja, sillä etätyössä ei ole yhtä patenttiratkaisua, joka sopisi kaikille.

Siksi Vilkman seuraa välillä turhautuneena etätyöstä käytävää keskustelua, joka keskittyy paljolti siihen, onko etätyö hyvä vai huono asia. Toisten mielestä etätyöt eivät toimi ja toiset haluaisivat tehdä niitä aina.

– Yksilön mieltymykset ovat keskustelussa pääroolissa. Vähemmän keskustellaan siitä, mikä on organisaation tehtävä ja mihin se pyrkii. Etätyö on vain yksi tapa organisoida töitä, ja pitäisi pohtia sitä, palveleeko se organisaation päämääriä.

Ulla Vilkman
Jos etätyössä kotona tuntee itsensä yksinäiseksi, Vilkman kehottaa rohkeasti ottamaan puhelun työkaverille. Hänestä on vanhanaikaista pelätä, että aiheuttaisi häiriötä, sillä kaikki kaipaavat sosiaalisuutta.

Vilkman ennustaa, että jatkossa työyhteisöt muuttuvat väistämättä monipaikkaisiksi. Saman yhteisön jäsenet voivat työskennellä eri toimipaikoissa, liikkua asiakkaiden luona tai tehdä etätöitä kotona.

– Työ ei ole enää paikkasidonnaista, vaan puhutaan hajautetuista organisaatioista. Esimerkiksi meidän asiakkaistamme monella on useita toimipisteitä, mutta työt organisoidaan toiminnoittain, ei paikkakunnan perusteella.

Kehitys koskee monia, mutta ei toki kaikkia. Paljon on töitä, joita varten on oltava fyysisesti tietyssä paikassa.

Eroon kokousähkystä

Kaikkien työntekijöiden siirryttyä lähes kokonaan tai kokonaan etätyöhön, osa organisaatioista on huomannut, että kaikki ei suju yhtä hyvin kuin toimistolla. Osin kyse on siitä, että asioita yritetään tehdä samalla tavalla kuin toimistolla.

– Toimistolla on helposti illuusio, että kaikki on hyvin, kun nähdään edes välillä kasvokkain. Toisaalta on toisia organisaatioita, joissa on aiemmin oltu hajallaan ja nyt ensimmäistä kertaa koetaan, että kaikki ovat osa samaa tiimiä. Jos organisaatiolla on monia toimipisteitä, iso haaste on se, että ollaan hyvin pääkonttorikeskeisiä ja kaikki asiat tapahtuvat siellä. Toivoisin, että tähän tulee muutos.

Etätyössä ollaan nyt paljon taitavampia kuin vuosi sitten, mutta käytännöissä olisi Vilkmanin mielestä vielä paljon kehittämisen varaa. Yhdeksi esimerkiksi hän nostaa viime aikoina yleistyneen kokousähkyn: kalenterit täyttyvät kokouksista, mikä uhkaa jo tuottavuutta, kun varsinaiselle työnteolle ei jää aikaa.

Kun kokouksiin osallistuminen on nyt hyvin helppoa, niihin kutsutaan kaikki mahdolliset ihmiset, joita aihe vähänkin liippaa. Tarkastelua vaatisivat myös koollekutsumisen syyt: usein kokouksia järjestetään pelkästään tiedon jakamista varten.

Ulla Vilkman
Varsinkin eteläisen Suomen ulkopuolella etätyön lisääntyminen luo uusia mahdollisuuksia puuttuvien osaajien rekrytointiin, Vilkman muistuttaa.

– Jokaisen kokouksen kohdalla pitäisi miettiä, kenen pitää oikeasti olla paikalla, jotta asiaa saadaan vietyä eteenpäin. En kannata kokouksia, joissa pari ihmistä puhuu ja muut multitaskaavat.

Sen sijaan parasta olisi järjestää pieniä, 3–4 hengen kokouksia, joissa tehdään asioita eikä vain jaeta tietoa.

Tiedonjako puolestaan kannattaa hoitaa organisaatioon ja tilanteeseen sopivalla tavalla. Järkevää on ainakin miettiä, mikä on organisaation sisäisten kanavien rooli eikä jakaa samaa tietoa sähköpostilla, Teamsissa ja intrassa.

– Digitaalisia työympäristöjä pitäisi hyödyntää paremmin niin, että työn kulku ja tehtävät ovat paremmin näkyvillä. Kaikkien pitäisi nähdä helposti esimerkiksi se, kuka vastaa mistäkin ja mikä on aikataulu.

Delegointia ja vapaamuotoisia hetkiä

Työkavereita ei ole tavattu kuukausiin ja joukkoon saattanut tulla uusia tekijöitä. Ei ihme, että monessa organisaatiossa hankalana koetaan se, miten yhteisöllisyyttä luodaan ja pidetään yllä etänä. Vilkman lohduttaa, että tutkimustiedon mukaan psyykkinen läheisyyden tunne on tärkeämpää kuin fyysinen läheisyys. 

– Tutustuminen onnistuu etänäkin, kunhan sille varataan aikaa. Tutustumista voi tapahtua yhteisissä palavereissa tai tehtäessä työtä pareittain tai pienissä ryhmissä etänä.

Arkisessa etätyössä yhteisöllisyyttä kannattaa hoivata pitämällä säännöllisiä tiimipalavereja, mutta myös vapaamuotoisia yhteisiä hetkiä on hyvä järjestää. Tapoja on lähes yhtä paljon kuin erilaisia organisaatioitakin.

Ulla Vilkman
Vilkman uskoo, että epidemian jälkeen ihmiset osaavatkin vaatia työnantajaltaan vaihtoehtoja ja valinnan mahdollisuuksia, jotta voivat rakentaa itselleen sopivan tavan tehdä työtä. – Olen kuullut paljon kommentteja siitä, että ihmiset tulevat hakeutumaan sinne, missä heidän on hyvä olla.

– Jossain pelataan virtuaalisia lautapelejä tai juodaan etäkahveja, toisessa osallistutaan kuntoiluhaasteisiin tai lähetetään kissavideoita. Aina on kuitenkin heitä, jotka eivät innostu vapaamuotoisesta tekemisestä ja sitten tuskaillaan, miten kaikki saisi osallistumaan. Parempi olisikin saada vapaamuotoisia hetkiä työn lomaan, vaikkapa niin, että tiimipalaverissa jaetaan onnistumisia ja ilon aiheita.

Esihenkilö voi myös kannustaa spontaaneja videopuheluita työkavereille. Ne ovat sama kuin se, että työpaikalla kävelisi toisen työpisteelle juttelemaan. Etätyö muuttaa kommunikointia paljon asiakeskeisemmäksi, mutta jokainen voi kantaa vastuuta siitä, että yhteydenpitoon mahtuu muutakin. Vapaamuotoinen jutustelu tuo myös kaivattuja hengähdystaukoja ja auttaa jaksamaan.

– Voi ottaa asiakseen kysyä kuulumisia ja jutella samoista asioista kuin toimistollakin.

Näin johdat itseäsi etätöissä

Suunnittele, milloin aloitat ja lopetat työt.

Mieti muutama tärkein asia, jotka sinun pitää tehdä päivän aikana.

Pidä pieniä taukoja kerran tunnissa ja varaa kunnon lounastauko.

Tee happihyppelyitä tai mieti, millä muulla tavoin saat liikettä päivääsi.

Mieti kriittisesti, pitääkö sinun osallistua kaikkiin kokouksiin. Kysy, jos et tiedä, miksi sinut on kutsuttu kokoukseen.

Ole itse aktiivisesti yhteydessä työkavereihin. Huolehdi itse, että päivässä on sopivassa määrin keskustelua ja yhteistyötä ja yksinäistä, keskittynyttä työskentelyä.

Etänä tunteet jäävät helposti pimentoon, vaikka ne ohjaavat toimintaamme vahvasti. Siksi tunteita pitäisi uskaltaa ottaa keskusteluun, jakaa ilonaiheita ja luoda ilmapiiri, jossa myös kielteisiä tunteita, turhautumista, pettymistä ja suuttumusta on mahdollisuus tuoda esiin.

Johtajalta etänä työskentely vaatii ihmisiin keskittymistä. Pitää suunnitella kohtaamisia ja yhteydenpito yksittäisiin työntekijöihin ja koko tiimiin on tärkeää. Kun asiat jäävät esihenkilön prioriteettilistalla kakkoseksi, hänen pitää oppia jakamaan vastuuta ja delegoimaan. Työntekijöihin on luotettava, sillä kaikkea ei voi valvoa eikä antaa hyväksyntäänsä jokaiselle pikkuasialle.

On myös tärkeää tunnistaa, että kaikki eivät odota samanlaista johtamista kuin esihenkilö itse. Toiset esimerkiksi haluavat työskennellä todella itsenäisesti, toiset taas kaipaavat kannustusta ja työtilanteen läpikäymistä useammin.

– Kun verrataan lähijohtamiseen, etänä käy herkemmin niin, että luulet viestineesi asian, mutta se ei olekaan alaisille selvä. Kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että asia on kerrottu selkeästi ja varmistaa, että asiasta on yhteinen ymmärrys.

Ulla Vilkman
Etätyön varjopuoliin kuuluu se, että työ voi olla hyvin intensiivistä ja asiakeskeistä, jos taukoihin ja työkavereiden väliseen yhteydenpitoon ei kiinnitetä huomiota. – Kotona kaikenlaiset siirtymät puuttuvat, kun ei haeta kahvia taukohuoneesta tai kävellä työkavereiden kanssa lounaalle, ja se voi uuvuttaa, Vilkman sanoo.

Tarkasta etätyölinjaukset aika ajoin

Parhaillaan moni organisaatio miettii, miten töitä tehdään koronaepidemian jälkeen. Selvää on, että valtaosassa organisaatioista etätyö tulee lisääntymään, vaikka konttoreita ei kokonaan unohdetakaan.

Vilkman toivoo, että organisaatiot eivät loisi liian tiukkoja tai rajoittavia linjauksia työn teon tapoihin, koska ihmiset ovat niin erilaisia.

– Kaikkia toiveita ei voi toteuttaa, mutta mitä enemmän, sitä motivoituneempia työntekijät ovat. Toivoisin myös, että otettaisiin henkilöstö mukaan ratkomaan, miten homma saadaan toimimaan. Näin työntekijät sitoutuvat paremmin.

Juuri nyt monilla on patoutunut kohtaamisten tarve, mikä voi aiheuttaa aluksi rynnäkön toimistolle.

Organisaatioiden on hyvä varautua tarkistamaan linjauksiaan aika ajoin, sillä seuraavaksi saatetaan jälleen vetäytyä kotiin vetämään henkeä.

– Voi olla, että tilanne tasaantuu vasta ajan myötä.

Mitä Vilkman toivoo omalta työltään koronan jälkeen? Ainakin sitä, että reissaamisen määrä vähenisi. Että ihan jokaisen koulutuksen vuoksi ei olisi pakko matkustaa asiakkaan luo, vaan suuremman osan työstä voisi tehdä kotona.

– Pelkän luennon vuoksi en näe mielekkäänä matkustaa paikan päälle. Toivon, että jos kokoonnutaan yhteen, silloin todella tehdään jotain yhdessä tai työstetään jotain asiaa eteenpäin. Kokonaan en silti halua jäädä kotiin, sillä ihmisten tapaaminen ja uusiin ihmisiin tutustuminen on virkistävää.

Teksti: Sanna Sevänen Kuvat: Sakari Röyskö

Julkaistu 24.06.2021